SỞ GD&ĐT NGHỆ AN
TRƯỜNG THPT THÁI LÃO

Số:     /QĐ-THPTTL CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 
     Hưng Nguyên, ngày 10 tháng 9 năm 2022

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý giáo dục Việt Nam và hệ thống quản lý LMS
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT THÁI LÃO
Căn cứ Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT ngày 15 tháng 9 năm 2020 về việc “Ban hành điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Thông tư 26/2020/TT-BGDĐT ngày 26 tháng 8 năm 2020 về việc “Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh trung học cơ sở và học sinh trung học phổ thông ban hành kèm theo Thông tư số 58/2011/TT-BGDĐT ngày 12 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo”;
Xét đề nghị của bộ phận chuyên môn nhà trường,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều1. Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý giáo dục Việt Nam  và phần mềm LMS ở trường THPT Thái Lão và thành lập Ban quản trị phần mềm (có danh sách kèm theo).
Điều 2. Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ năm học 2022 - 2023. Quy chế được bổ sung sửa đổi khi có vấn đề mới nảy sinh hoặc không còn phù hợp.
Điều 3. Văn phòng nhà trường, các ông (bà) có tên ở điều 1 và giáo viên giảng dạy căn cứ Quyết định thi hành./.


Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
Như điều 3; Thành viên BQT; Lưu: VT.
Phan Trần Hải
 
QUY CHẾ
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG PHẦN       MỀM QUẢN LÝ GIÁO DỤC VIỆT NAM VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 
NHÀ TRƯỜNG LMS
(Kèm theo Quyết định số … ngày 10/9/2022 của Hiệu trưởng trường THPT Thái Lão)

A. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Văn bản này quy định về việc quản lý và sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý giáo dục Việt Nam và hệ thống quản lí nhà trường LMS từ năm học 2022 - 2023.
Đối tượng áp dụng: Cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và các tổ, nhóm, bộ phận trong trường THPT Thái Lão.
B. HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
- Trên hệ thống quản lí nhà trường LMS: Hồ sơ cán bộ giáo viên; Hồ sơ học sinh; Báo cáo thống kê; Sổ điểm điện tử; Danh sách và kết quả các cuộc thi định kì; Học bạ học sinh; Liên lạc điện tử; 
- Trên phần mềm vnedu: Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (theo lớp học); Kế hoạch giáo dục của nhà trường (theo năm học); Kế hoạch giáo dục của tổ chuyên môn (theo năm học); Kế hoạch giáo dục của giáo viên (theo năm học); Kế hoạch bài dạy (giáo án); Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp);
C. TỔ CHỨC QUẢN LÝ
I. Hiệu trưởng
1. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ điện tử của đơn vị mình đảm bảo tính chính xác và theo quy định của pháp luật theo những nội dung sau:
2. Về quản lý, sử dụng phần mềm
- Ban hành quyết định thành lập Ban quản trị phần mềm vnedu và hệ thống quản lí nhà trường LMS tại đơn vị.
- Khởi tạo và quản lý tất cả các tài khoản sử dụng phần mềm vnedu và hệ thống quản lí nhà trường LMS tại đơn vị; kiểm tra việc thực hiện các quy định về phân quyền, bảo mật tài khoản.
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra, tổ chức kiểm tra, đánh giá việc cập nhật thông tin của giáo viên, học sinh vào cơ sở dữ liệu nhà trường trên hồ sơ điện tử theo kế hoạch.
- Với sổ điểm điện tử: Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm, trong đó quy định rõ về thời điểm khóa, mở sổ điểm điện tử và quy định các thủ tục, thời gian cập nhật điểm số, nhận xét đánh giá sau khi khóa sổ.Quản lý và chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh các sai sót trong quá trình nhập thông tin, điểm số trên phần mềm sau khi khóa dữ liệu.
- Quyết định xử lý vi phạm theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm quyền quyết định xử lý đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm trong việc thực hiện quy địnhnày.
3. Về lưu trữ và bảo quản hồ sơ điện tử
- Chỉ đạo công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ điện tử đúng quy định.
 
- Việc lưu trữ, bảo quản sổ điểm điện tử, học bạ điện tử được thực hiện theo quy định.
II. Ban quản trị phần mềm
1. Ban quản trị phần mềm (BQTPM) gồm
- Hiệu trưởng; phó hiệu trưởng: Quản lý chung hồ sơ điện tử.
- Giáo viên/nhân viên Quản trị hệ thống (có kỹ năng CNTT).
- Nhân viên văn thư: In ấn, đóng dấu, lưu trữ sổ quản lý và theo dõi học sinh, học bạ học sinh, tiếp nhận và chuyển văn bản đi, đến.
2. Nhiệm vụ của Ban quản trị phần mềm
- Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của phần mềm hồ sơ điện tử.
- Phân quyền cho các cá nhân, tổ, nhóm, bộ phận sử dụng hồ sơ điện tử.
- Tạo lập hệ thống hồ sơ điện tử cho Ban giám hiệu, các tổ chuyên môn và cá nhân cán bộ giáo viên.
- Tạo các nhóm lớp.
- Quản lý và bảo mật dữ liệu, thực hiện khóa/mở sổ theo yêu cầu của hiệu trưởng nhà trường.
- Cập nhật dữ liệu ban đầu vào đầu mỗi năm học hoặc khi có thay đổi theo sự phân công của hiệu trưởng.
- Thực hiện thao tác chuyển trường, tiếp nhận, tổng kết, chuyển cấp học đối với học sinh trên hệ thống quản lí nhà trường LMS.
- Tập huấn, hướng dẫn, hỗ trợ giáo viên, nhân viên trong việc sử dụng phần mềm vnedu. Xử lí kịp thời các vấn đề phát sinh về kĩ thuật trong quá trình sử dụng.
- Cuối mỗi năm học, nhân viên văn thư xuất dữ liệu hồ sơ điện tử trên hệ thống thành file định dạng PDF và lưu trữ theo lớp, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu lâu dài (có thể sử dụng các thiết bị như USB, ổ đĩa cứng, ...); tổ chức lưu dữ liệu đảm bảo có hệ thống, chặt chẽ và dễ quản lý.
D. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN HỒ SƠ ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHUYÊN MÔN VÀ GIÁO VIÊN
I. Tổ chuyên môn
1. Chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về việc bảo mật thông tin tài khoản của tổ trong quá trình sử dụng.
2. Cập nhật vào hồ sơ online trên phần mềm vnedu của tổ các thông tin:
- Mục Dành cho lãnh đạo: Dự thảo nghị quyết; Nghị quyết tổ chuyên môn; Hồ sơ tổ chuyên môn; Văn bản tổ chuyên môn. Các văn bản được cập nhật kịp thời, đúng tiến độ, đảm bảo đầy đủ hồ sơ pháp lí để tổ viên thực hiện và thuận lợi cho các cấp kiểm tra.
- Mục Thư viện nội dung: Gồm các văn bản, mẫu văn bản được nhà trường gửi đến. Tổ chuyên môn sử dụng làm căn cứ triển khai thực hiện nhiệm vụ.
II. Giáo viên
1. Giáo viên chủ nhiệm
 
- Chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về việc bảo mật thông tin tài khoản của mình trong quá trình sử dụng.
- Thực hiện trên phần mềm LMS:
+ Rà soát các thông tin về danh sách và sơ yếu lý lịch học sinh của lớp chủ nhiệm đầu năm học; Kiểm diện học sinh định kỳ hàng tuần, hàng tháng; Kết quả theo dõi nề nếp, kỷ luật học sinh hàng tuần, hàng tháng; Kết quả xếp loại hạnh kiểm học sinh của lớp vào cuối mỗi học kỳ, cả năm.
+ Thực hiện chức năng: Kiểm tra lại các kết quả đánh giá, xếp loại hạnh kiểm và học lực từng học kỳ, cả năm học của học sinh trên phần mềm. Lập danh sách đề nghị học sinh được lên lớp, ở lại lớp; học sinh được công nhận là học sinh giỏi, học sinh tiên tiến; học sinh kiểm tra lại các môn học, học sinh phải rèn luyện hạnh kiểm trong hè...
- Kiểm tra và ký xác nhận trong sổ điểm điện tử và học bạ điện tử in ra từ phần mềm các nội dung sau đây: Kết quả kiểm diện học sinh trong năm học; Kết quả đánh giá, xếp loại hạnh kiểm và học lực của họcsinh. Kết quả được lên lớp hoặc ở lại lớp, công nhận học sinh giỏi, học sinh tiên tiến từng học kỳ, cả năm học, được lên lớp sau khi kiểm tra lại hoặc rèn luyện hạnh kiểm trong hè; xét đề xuất các hình thức khen thưởng của học sinh. Cập nhật thành tích và khen thưởng, chứng chỉ nghề (nếu có) và nhận xét vào học bạ điện tử.
- Thực hiện trên sổ chủ nhiệm tại vnedu:
+ Hoàn thành tất cả các nội dung của Sổ theo quy định.
- Thực hiện trên sổ đầu bài tại LMS: về việc thực hiện ghi Sổ đầu bài trực tuyến và đánh giá xếp loại giờ dạy của Hiệu trưởng (nếu có).
2. Giáo viên bộ môn
Chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về việc bảo mật thông tin tài khoản của mình trong quá trình sử dụng.
- Thực hiện trên sổ điểm điện tử LMS:
+ Trực tiếp nhập điểm, kết quả xếp loại học sinh của các lớp được phân công giảng dạy vào phần mềm, đảm bảo chính xác với Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (theo lớp và theo giáo viên).
+ Kiểm tra tính chính xác điểm trung bình môn theo học kỳ,cả năm do phần mềm thực hiện đối với từng học sinh của các lớp được phân công giảng dạy.
+ Báo cáo với BQTPM về các vấn đề sự cố liên quan đến hệ thống phần mềm hoặc các vấn đề khó khăn khác khi tiến hành cập nhập thông tin, điểm số, nhận xét, đánh giá.
- Về các hồ sơ điện tử khác tại vnedu: Bao gồm Nghị quyết Chi bộ (đối với đảng viên), Nghị quyết Hội đồng sư phạm; Nghị quyết tổ, nhóm chuyên môn;
 
Nhận văn bản nhà trường; Kế hoạch giáo dục; Kế hoạch bài dạy; Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên chủ nhiệm); Bồi dưỡng thường xuyên; Sổ đầu bài (nếu có).
+ Nghị quyết và các văn bản chỉ đạo của nhà trường: Do nhà trường, tổ chuyên môn trực tiếp chuyển đến hồ sơ vào đúng phần mục quy định (nếu có).
+ Kế hoạch giáo dục: Bao gồm Kế hoạch cá nhân; Kế hoạch dạy học theo tuần (đăng kí giảng dạy). Giáo viên hoàn thành Kế hoạch cá nhân (theo mẫu) và cập nhật lên hồ sơ. Với Kế hoạch dạy học theo tuần: Giáo viên thực hiện nhập thông tin tiết dạy theo Kế hoạch dạy học đã được phê duyệt, hoàn thành trước tuần dạy học 3 ngày.
+ Kế hoạch bài dạy (Giáo án): Thực hiện theo mẫu KHBD đã cập nhật tại mục “Nhận văn bản nhà trường” trên hồ sơ điện tử. Việc ký duyệt KHBD trong thời gian dạy học trực tiếp được thực hiện vào thứ Bảy của tuần liền trước. Trong thời gian dạy trực tuyến, KHBD của mỗi tuần được cập nhật trên hồ sơ điện tử vào 2 ngày thứ Sáu, thứ Bảy của tuần liền trước để được tổ chuyên môn kí duyệt.
+ Bồi dưỡng thường xuyên (BDTX): Bao gồm:
Nhà trường gửi đến: Các chuyên đề BDTX theo tháng, nội dung tập huấn SKG lớp 10 chương trình GDPT 2018, các tài liệu tập huấn.
Giáo viên tích lũy: Các phiếu dự giờ thăm lớp, các nội dung tự học, tự bồi dưỡng.
Báo cáo kết quả BDTX cuối học kì, cuối năm học (theo mẫu nhà trường gửi).
III. Giáo viên phụ trách Đoàn
- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc bảo mật thông tin tài khoản của mình trong quá trình sử dụng, về tính khách quan, minh bạch của thông tin, xếp loại thi đua giữa các lớp.
- Thực hiện trên Hồ sơ Đoàn:
+ Hàng tuần cập nhật đầy đủ vào các mục: Theo dõi HS thực hiện nội quy; Tổng hợp thi đua; Sơ kết tuần, kế hoạch tuần; Nghị quyết Đội.
+ Các thông tin theo dõi HS thực hiện nội quy sẽ được cập nhật tự động vào Sổ chủ nhiệm của giáo viên theo từng phần mục.
C. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ, GIÁO VIÊN, NHÂN VIÊN
1. Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về các thông tin đã kiểm duyệt, xác nhận các loại hồ sơ, sổ sách điện tử khi đã thực hiện. Hiệu trưởng kiểm tra hồ sơ giáo viên tổ KHTN, Toán-Tin kiểm tra sổ điểm điện tử giáo viên toàn trường, hồ sơ các tổ chuyên môn.
2. Phó Hiệu trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ giáo viên tổ Ngữ Văn, Tổ ngoại ngữ, tổ  KHXH, kiểm tra sổ đầu bài, phê duyệt kế hoạch dạy học sau khi đã thống nhất với Ban giám hiệu.
 

định.
 
2. Ban quản trị phần mềm thực hiện phân quyền, cấp tài khoản, đóng/mở theo quy

3. Phó hiệu trưởng, tổ trưởng, giáo viên, nhân viên thực hiện theo chức năng phân
 
quyền của từng tài khoản, nhiệm vụ của tài khoản về cập nhật, kiểm duyệt.
 
D. GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
Nhà trường, cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, dạy học được sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử trên phần mềm vnedu thay thế hồ sơ giấy đảm bảo yêu cầu của công tác lưu trữ và có giá trị như hồ sơ giấy. Kế hoạch bài dạy (Giáo án) có thể kết hợp sử dụng hồ sơ giấy (khi dạy trực tiếp) và hồ sơ điện tử (khi dạy trực tuyến). Sổ đánh giá, xếp loại học sinh sử dụng hồ sơ giấy (bản cứng)
E. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Quy chế này được phổ biến đến tất cả các tổ chức đoàn thể, cán bộ giáo viên, nhân viên trong trường THPT Thái Lão được biết và tổ chức thực hiện nghiêm túc.
Quy chế được sửa đổi, bổ sung khi có những quy định mới. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, yêu cầu Tổ trưởng, trưởng các tổ chức đoàn thể báo cáo kịp thời về Ban quản trị để tổng hợp, trình Hiệu trưởng xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.


HIỆU TRƯỞNG



Phan Trần Hải
 
DANH SÁCH BAN QUẢN TRỊ PHẦN MỀM HỒ SƠ ĐIỆN TỬ NĂM HỌC 2022 - 2023
(Kèm theo QĐ số:    / QĐ-THPT Thái Lão, ngày 10/9/2022 của Hiệu trưởng)


STT Họ và tên Nhiệm vụ Ghi chú
1 Phan Trần Hải Hiệu trưởng – Trưởng ban
2 Lưu Thị Thanh Trà Phó Hiệu trưởng – Phó ban
3 Đinh Hồng Đức Giáo viên – Phó ban
4 Trần Xuân Lợi Giáo viên Tin học – Thành viên
5 Nguyễn Thị Kim Quy Văn thư – Thành viên